Glossar E-Commerce-Buchhaltung

A

Auftragsstatus Billbee

Der Bearbeitungsstand einer Bestellung in Billbee, z. B. bestätigt, bezahlt, versendet oder abgeschlossen. Viele Schnittstellen – auch die zur Buchhaltung – reagieren auf bestimmte Status. Billbee + Lexware Office →

Auszahlung (Sammelauszahlung) Zahlungen

Marktplätze und Zahlungsanbieter überweisen nicht jede Bestellung einzeln, sondern in regelmäßigen Abständen einen Gesamtbetrag – bereits um Gebühren und Erstattungen gekürzt. Deshalb passt der Betrag auf dem Konto zu keiner einzelnen Rechnung. Gebühren abgleichen →

Automationsregel Billbee

In Billbee eine „Wenn … dann …"-Regel: Tritt ein Ereignis ein (z. B. Bestellung bezahlt) und passen die Bedingungen, führt Billbee Aktionen aus – etwa Rechnung erstellen, Status setzen oder Versandart wählen. Das Herzstück jeder Automatisierung.

B

Belegdatum Buchhaltung

Das Datum, unter dem ein Vorgang gebucht wird. Bei Onlinebestellungen kommen Bestell-, Zahl-, Rechnungs- oder Versanddatum in Frage – welches gilt, legt man einmal mit der Steuerkanzlei fest und bleibt dabei. Billbee + DATEV →

Beraternummer / Mandantennummer DATEV

Zwei Nummern, über die DATEV eine Buchhaltung eindeutig zuordnet: Die Beraternummer gehört zur Steuerkanzlei, die Mandantennummer zu dir als Kunde der Kanzlei. Beide braucht Billbee für jeden DATEV-Export. Billbee + DATEV →

Buchungsdatenservice DATEV

Ein DATEV-Dienst, über den Programme wie Billbee Buchungsdaten direkt an DATEV übertragen – ohne Datei-Export und auf Wunsch mit Belegbildern. Er muss über die Kanzlei bei DATEV freigeschaltet werden. Billbee + DATEV →

Buchungsstapel DATEV

Das Dateiformat, in dem Buchungen gesammelt an DATEV übergeben und dort eingelesen werden. Der DATEV-Erlösexport aus Billbee erzeugt einen solchen Stapel.

Buchungsvorlage Lexware Office

Eine gespeicherte Regel in Lexware Office, die wiederkehrende Kontobewegungen automatisch einer Kategorie zuordnet – zum Beispiel Marktplatzgebühren mit immer gleichem Verwendungszweck. Gebühren abgleichen →

D

Debitor / Debitorenkonto Buchhaltung

Ein Debitor ist ein Kunde, der dir Geld schuldet. Auf seinem Debitorenkonto stehen Rechnungen und Zahlungen. Onlinehändler buchen Endkunden meist auf Sammelkonten statt auf je ein eigenes Konto.

Differenzbesteuerung Steuer

Sonderregel für den Handel mit Gebrauchtwaren (§ 25a UStG): Umsatzsteuer fällt nur auf die Differenz zwischen Ein- und Verkaufspreis an. Viele Schnittstellen – auch die von Billbee zu Lexware Office – unterstützen sie nicht. Billbee + Lexware Office →

Dreiecksgeschäft Steuer

Ein Reihengeschäft zwischen drei Unternehmen in drei EU-Ländern, bei dem die Ware direkt vom ersten an den letzten geliefert wird (§ 25b UStG). Steuerlich komplex und von vielen Standard-Schnittstellen nicht abgebildet.

E

E-Rechnung Steuer

Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD – ein reines PDF zählt nicht dazu. Zwischen Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen seit 2025 empfangen werden können; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2027 (Stand September 2026).

Einnahmebeleg Lexware Office

Der Beleg in Lexware Office, der eine Einnahme dokumentiert. Die Billbee-Schnittstelle legt für jede übertragene Rechnung einen solchen Beleg an. Billbee + Lexware Office →

Erlöskonto Buchhaltung

Das Konto, auf dem Umsätze gebucht werden – getrennt nach Steuersatz und Art der Lieferung, z. B. voller Steuersatz, ermäßigter Steuersatz, EU-Lieferung. Welche Nummern gelten, bestimmt der Kontenrahmen. Billbee + DATEV →

EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) Buchhaltung

Die vereinfachte Gewinnermittlung für viele Einzelunternehmer und Freiberufler: Einnahmen minus Ausgaben, gebucht in der Regel bei Zahlungseingang bzw. -ausgang.

F

FBA (Fulfillment by Amazon) Marktplätze

Amazon lagert die Ware ein und verschickt sie selbst. Für die Buchhaltung wichtig: Die Ware kann in Lagern in anderen EU-Ländern liegen – das hat umsatzsteuerliche Folgen und wird nicht von jeder Schnittstelle abgebildet. Fallbeispiel Amazon FBA →

Fernverkauf (innergemeinschaftlicher) Steuer

Lieferung an Privatkunden in einem anderen EU-Land. Liegen diese Umsätze EU-weit über 10.000 € im Jahr, gilt die Umsatzsteuer des Ziellandes – abgerechnet meist über das OSS-Verfahren.

G

Geldtransitkonto Buchhaltung

Ein Zwischenkonto für Geld „unterwegs": Die Auszahlung von Amazon oder PayPal wird dort gegen den Eingang auf dem Bankkonto gebucht, damit beide Seiten sauber ausgeglichen sind. Gebühren abgleichen →

Gutschrift Buchhaltung

Umgangssprachlich die Korrektur einer Rechnung, etwa nach einer Retoure – korrekt heißt das Rechnungskorrektur. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift dagegen eine Abrechnung, die der Kunde für den Lieferanten ausstellt (z. B. bei Provisionen). Im Alltag wird beides vermischt.

I

Innergemeinschaftliche Lieferung Steuer

Lieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land mit gültiger Umsatzsteuer-ID. Sie ist in der Regel steuerfrei, muss aber gesondert gebucht und gemeldet werden.

IOSS (Import-One-Stop-Shop) Steuer

Verfahren für Warensendungen aus Drittländern an Privatkunden in der EU bis 150 € Warenwert. Die Einfuhrumsatzsteuer wird dabei schon beim Verkauf erhoben und gesammelt gemeldet.

K

Kleinunternehmerregelung Steuer

Wer unter bestimmten Umsatzgrenzen bleibt, weist keine Umsatzsteuer aus (§ 19 UStG). Seit 2025 gelten 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr (Stand September 2026).

Kontenrahmen (SKR03 / SKR04) Buchhaltung

Die Vorlage, welche Kontonummer wofür steht. In Deutschland sind SKR03 und SKR04 verbreitet; dieselbe Buchung hat je nach Rahmen eine andere Nummer. Deshalb vor jeder Schnittstelle klären, welcher gilt. Billbee + DATEV →

M

Marktplatzgebühren Zahlungen

Provisionen, Verkaufs- und Versandgebühren, die Amazon, eBay & Co. einbehalten. Sie werden meist direkt von der Auszahlung abgezogen und müssen trotzdem als eigene Ausgabe in die Buchhaltung. Gebühren abgleichen →

O

Offener Posten Buchhaltung

Eine Rechnung, die noch nicht (vollständig) bezahlt ist. Der Zahlungsabgleich sorgt dafür, dass offene Posten verschwinden, sobald das Geld da ist.

OSS (One-Stop-Shop) Steuer

Verfahren, mit dem Umsatzsteuer aus Fernverkäufen in andere EU-Länder gesammelt über das Bundeszentralamt für Steuern gemeldet wird – statt sich in jedem Land einzeln zu registrieren. Billbee + DATEV →

P

PayJoe Zahlungen

Ein Dienst für den Zahlungsabgleich: Er holt Einzeltransaktionen von Marktplätzen und Zahlungsanbietern, ergänzt die passende Rechnungsnummer aus Billbee und gibt alles an die Buchhaltung weiter. Gebühren abgleichen →

R

Rechnungskorrektur / Storno Buchhaltung

Eine bereits ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht, sondern durch einen eigenen Beleg ganz oder teilweise aufgehoben – etwa bei Retouren oder Preisnachlässen.

Reverse Charge Steuer

Umkehr der Steuerschuld (§ 13b UStG): Nicht der Verkäufer, sondern der unternehmerische Käufer schuldet die Umsatzsteuer. Typisch bei Leistungen ausländischer Anbieter, etwa Software-Abos oder Werbung.

S

Sachkonto Buchhaltung

Ein Konto im Hauptbuch für eine bestimmte Art von Vorgang – Erlöse, Gebühren, Porto, Bank. Im Gegensatz dazu stehen Personenkonten für einzelne Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren).

Steuerschlüssel DATEV

Eine Kennziffer an der Buchung, die DATEV sagt, wie die Umsatzsteuer zu behandeln ist. Für Sonderfälle wie OSS-Lieferungen braucht es eigene Schlüssel oder Konten.

U

Umsatzsteuer-ID Steuer

Die Identifikationsnummer eines Unternehmens für den Handel innerhalb der EU (in Deutschland „DE" plus neun Ziffern). Sie entscheidet mit darüber, ob eine EU-Lieferung steuerfrei ist.

V

Verwendungszweck Zahlungen

Der Text zu einer Überweisung. Steht dort die Rechnungsnummer, kann die Buchhaltungssoftware die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zuordnen.

W

Wirtschaftsjahr Buchhaltung

Der Zeitraum, für den der Abschluss gemacht wird – meist das Kalenderjahr. Ein DATEV-Export aus Billbee darf höchstens ein Wirtschaftsjahr umfassen. Billbee + DATEV →

Z

Zahlungsabgleich Zahlungen

Das Zuordnen eingegangener Zahlungen zu den passenden Rechnungen. Bei Sammelauszahlungen der Marktplätze ohne Hilfsmittel eine der zeitaufwendigsten Aufgaben im Onlinehandel. Gebühren abgleichen →